Bye-bye BTW stress

De maand oktober zit er weer op, wat als het goed is betekent dat de BTW aangifte de deur uit is. Nou is elke kwartaalmaand op een accountantskantoor een vrij hectische maand. Ter illustratie: ik ben op de laatste dag voor de aanleverdeadline van Stad in Bedrijf tijdens mijn lunchpauze bezig met deze column (sorry redactie!) omdat ik simpelweg de tijd nog niet heb kunnen vinden. Er moeten administraties worden bijgewerkt, aangiften worden gedaan en tussentijdse cijfers worden opgesteld. Uit mijn ervaring blijkt dat deze maanden niet alleen voor de accountant, maar ook voor de ondernemer zelf vaak stressvol zijn. Daarom in deze column wat tips om deze periode voor beide partijen wat minder stressvol te maken. Daar heb je voor kwartaal 3 niks meer aan, maar hoe lekker is het als je in januari helemaal zen bent?

Bijwerken administratie

Ik weet dat ik hier een open deur intrap, maar zorg er alsjeblieft voor dat je administratie iedere week (of dag) bij is. Dat klinkt als een hoop werk, maar in de praktijk valt dat voor eenieder met een beetje zelfdiscipline best mee. Mijn tips: plan elke week (of elke dag, afhankelijk van de omvang van je administratie) een vast moment in om je administratie bij te werken. Controleer je bank- en kasmutaties, en zorg dat voor alle mutaties een factuur of bon wordt aangeleverd bij de accountant of wordt ingeboekt. Zo ben je altijd bij en als je iedere werkdag begint met het doornemen van de mutaties van de voorgaande dag duurt dit bij de gemiddelde MKB-er niet langer dan tien minuten.

Doe je iets vaker dan één keer? Automatiseer dan

Ik heb in april al een column geschreven over automatisering. Pak deze er nog eens bij en kijk wat jij zoal kunt automatiseren. Maak je al gebruik van scan- en herkenapplicaties? Laat je je administratie automatisch verwerken aan de hand van AI-oplossingen? Heb je een apart mailadres waar leveranciers facturen naar kunnen sturen? Kun je hier wellicht een toewijzingsregel in aanmaken die alle mails forward naar je boekhoudpakket of accountant? Worden bankmutaties automatisch ingelezen? Kun je mijn column niet meer vinden, maar heb je hier wel interesse in? Bel mij of mijn collega’s dan eens voor een gratis en vrijblijvend intakegesprek. Wellicht valt er nog veel tijd te winnen.

Bewustwording

Last but not least, wees je bewust van de voordelen van een administratie die altijd bij is. Hypotheek- en overige financieringsaanvragen gaan veel sneller, je bent altijd in control, je jaarrekening is sneller af, aangiften kunnen eerder worden ingediend dus betaal je minder belastingrente en als klap op de vuurpijl zeurt je accountant veel minder tegen je. Als ik je nu nog niet heb weten te overtuigen je administratie netjes bij te houden weet ik het ook niet meer…